Aos
Condôminos do Edifício ………………
Rua/Avenida …………………………………. -
EDITAL DE CONVOCAÇÃO ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

Prezados Senhores:

Na qualidade de Síndico do condomínio Edifício ……………………., localizado nesta cida à Rua/Avenida ………………………………………………….., vimos pela presente  convocar os SENHORES MORADORES para participarem da Assembléia Geral Ordinária, a realizar-se no dia …… de …………. de …………,  às ……….. horas, em primeira convocação, com a presença de 2/3(dois terços) dos moradores, ou às ……….. horas, em segunda convocação, no mesmo dia e local, com qualquer número de presentes, a fim de deliberarem, aprovarem sobre os seguintes assuntos do dia:

1. Aprovação das despesas realizadas no período de ……../………/………  a   ………./………/………;

2. Eleição de síndico, subsíndico e conselheiros;

3. Aprovação da previsão orçamentária para o período de ……./……../……..  a ……./………/………;

Pedimos aos senhores moradores que compareçam à Assembléia ora convocada, podendo serem representados por procuradores devidamente constituídos. É importante lembrar que os ausentes ficam obrigados a aceitar o que for deliberado.

Atenciosamente,
                                                                            
Síndico/Comissão

Rever a tarifa da água e promover a utilização racional da água. O preço da água varia de acordo com os Municípios. Tente obter o Regulamento das Tarifas Municipais para conhecer como o assunto é tratado. Muitas vezes mudar a tarifa comercial para doméstica, ou vice versa, pode ser uma boa solução. Na verdade, o consumo de água pelas partes comuns do prédio não se enquadra em nenhuma categoria configurada pelo prestador de serviços abrindo lugar a uma negociação por parte do seu administrador. Outra sugestão, tem a ver com a manutenção de piscinas e outros espaços que consumem muita água evitando desperdícios e derrames. A limpeza regular das caixas de água  e tratamento da água das piscinas pode contribuir para a redução da conta da água.

Rever os contratos celebrados pelo condomínio, começando pelos contratos de seguros das partes comuns e manutenção dos elevadores, e inclusive os de prestação de serviços externos. Muitas vezes a empresa que presta serviços de condomínio para além do royaties pelo serviço prestado (em Portugal em regra 5€ por fracção e por condómino) cobra outros serviços a preços inflaccionados (um exemplo tipico são os serviços de limpeza). 

Evitar o atraso no pagamento das contas. A taxa de juro comercial situa-se no primeiro semestre de 2009 acima dos 10%, a taxa de juro moratória em 4% e os atrasos no pagamento de imposto significam um agravamento anual de 12%. Pagar a tempo é poupar dinheiro ao condomínio. Caso existam no seu condomínio um grande número de devedores quanto às despesas comuns não hesite em fazer uma quota extraordinária. Pense do seguinte modo: pagar agora e reaver o dinheiro do seu vizinho relapso com juros, é sempre melhor que endividar o condomínio e ter de pagar mais por isso. 

Criar uma conta poupança condomínio. Leia para o efeito o nosso artigo Quais são as contas bancárias que deve ter o condomínio?

Verificar o cumprimento das normas municipais e nacionais quanto à segurança da edificação (extintores, seguros, sinalização, elevadores etc.) por forma a evitar multas e penalidades. Leia o nosso artigo com 4 conselhos para segurança dos elevadores.

 Leia o nosso Guia para Elaboração e Análise do Orçamento do Condomínio.

Exigir a emissão de facturas em nome do condomínio, quando da compra de materiais e manda executar de serviços. A ideia, muito difundida que, por exemplo, uma obra fica mais barata ao condomínio se não liquidar o IVA não é correcta. Se é verdade, que, por enquanto o condomínio não se encontra obrigado a deter contabilidade organizada, a verdade é que sem factura o periodo de garantia de uma obra não pode ser utilizado. Actualmente, uma grande fatia dos litígios nos condomínios relacionam-se com o não cumprimento por parte dos empreiteiros dos prazos de reclamação dos defeitos de obras destinadas a longa duração.

 Manter actualizados e em local seguro os livros de actas,  facturas, recibos e comprovativos dos pagamentos. Caso a admnistração esteja confiada a um administrador profissional é conveneiente designar um representante do prédio que fique com cópia dos documentos principais (actas, título constitutivo e contrato) e que  que possa ter acesso e que possa assinar para a movimentação da conta.

Promova a realizaçãoe de campanhas educativas (material reciclado, limpeza, fumo, drogas, bebidas etc.) e coloque normas no Regulamento Interno do Condomínio normas que proibam práticas contrárias a esses designios. Um exemplo de regulamento com algumas proibições encontra-se na secção de Minutas.

Decida comparando 3 orçamentos. A escolha do empreiteiro não se deve basear no critério da existência por parte do administrador ou da Assembleia de uma empreiteiro “amigo” ou “conhecido”. Não há qualquer inconveniente que qualquer dos condóminos possa sugerir nomes para aumentar o leque de escolha, mas a decisão deve ser informado com base num orçamento que especifique as diferentes parcelas do investimento a efectuar (matérias primas, mão de obra, condições de pagamento, preço, prazos de entrega). O orçamento é a forma mais fácil de controlar a execução da obra, cabendo a Administrador colocar percentagens artigo a artigo, no orçamento entregue pelo empreiteiro. Se o orçamento teve por base um mapa de quantidades, consegue-se controlar a obra na perfeição. Ao ler o orçamento tenha em conta se o empreiteiro é empresário em nome individual, ou uma empresa (e nesta caso se é unipessoal ou não e se têm um capital social que lhe permita suportar uma eventual situação de crise). Qualquer empreiteiro deve ter um escritório físico algures, onde possa reclamar. Empresas ou empresários cujo contacto seja um telemóvel, são sempre de desconfiar, porque em caso de abandono da obra não existe forma de forçar a sua conclusão ou reaver o capital investido.

Pague faseadamente. Em regra o empreiteiro divide o pagamento em várias fases. A primeira com a assinatura do contrato de empreitada ou a adjudicação do orçamento pela Administração em Assembleia, uma segunda tranche a meio da obra, e a última após a conclusão dos trabalhos e aceitação da obra. Um esquema de 40%, 30%, 30% salvaguarda os interesses do dono da obra. Se o empreiteiro exigir um adiantamento superior a 50% do valor da obra isso pode bem significar que está numa situação desesperada e precisa da empreitada como meio de liquidar dívidas ou terminar trabalhos antigos. Qualquer empresa têm crédito nos fornecedores a 60 ou 90 dias, pelo que a desculpa de o dinheiro servir para comprar materiais, não serve. Outro sistema de pagamento justo para ambas as partes, decalcado das grandes empreitadas ou das empreitadas de longa duração é o recurso ao auto de medição. Os pagamentos no contrato dependem de um auto de mediação efectuado pelo fiscal da obra, que deve ser um representante do condomínio, num esquema próximo do seguinte: Ao dia 25, faz-se o auto de medição (cálculo dos trabalhos já executados) e paga-se ao empreiteiro no dia 28, para ele poder pagar ao pessoal no dia 30.

Avalie por comparação. O estado atesta a capacidade das empresas através da concessão de alvarás por parte do INCI – Instituto da Construção e do Imobiliário. Uma empresa ou empresário em nome individual com alvará activo, têm pelo menos os impostos do ano anterior regularizados, pagamentos efectuados à segurança social, ausência de acidentes em obra, registo criminal dos legais representantes imaculado, e passou ainda por um regime probatório. E embora não signifique que a sua situação financeira seja estável, dá mais garantias de que uma que tenha o alvará caducado ou nem o tenha. Pode consultar em qualquer altura a situação do alvará em: http://www.inci.pt/Portugues/Construcao/consultaemp/Paginas/Alvara.aspx. Preferencialmente deverá ter a categoria de Empreiteiro Geral ou Construtor Geral de Edifícios de Construção Tradicional de classe 2 ou superior. Esta classe 2, permite fazer obras de valor até 320.000€

É claro que para além deste requisito de ordem formal o administrador pode ainda efectuar outras diligências para aferir da idoneidade da empresa ou do empresário, como o pedido de referencias de anteriores empreitadas ou a formulação de um pedido para que o mapa de quantidades no orçamento seja especificado. Se o empreiteiro não for capazes de apresentar preços artigo a artigo, é um claro sinal de falta de capacidade técnica da sua estrutura. Além de ser preocupante quando surgirem as alterações em obra. Os trabalhos a retirar terão sempre preços baixos e os novos trabalhos terão sempre preços altos.

Exija garantias. As obras destinadas a longa duração têm um período de garantia legal de 5 anos. Qualquer empreiteiro que convencione um período superior pode ser uma boa escolha. A prestação de uma garantia bancária por parte do construtor no âmbito do contrato ou o estabelecimento de uma cláusula penal em caso de abandono da cobra pode ser igualmente uma garantia para o dono da obra. Outra opção é convencionar o direito de retenção dos equipamentos e materiais até à finalização da empreitada com a aceitação da obra.

Cuidado com os trabalhos a mais. O ideal é planear a obra evitando que não existam obras a mais, porque nesse caso o empreiteiro tem direito a ajustar o preço da empreitada. Isso é uma porta aberta para o aumento de custos e o resvalar impune dos prazos.

O condomínio não está sujeito a contabilidade organizada pelo que o orçamento do condomínio não está sujeito às regras do POC (Plano Oficial de Contabilidade). Por isso mantenha o orçamento um documento simples e de fácil leitura.

Deve começar por elencar as Receitas do Condomínio. Aqui importa ter em linha de conta as quotas de condomínio que devem ser calculadas de acordo com a permilagem da sua fracção. Uma fracção com maiores dimensões pagará mais do que uma que não tenha uma dimensão tão grande. Contudo esta regra comporta excepções.

Porém, o regulamento do condomínio pode permitir que todos os comproprietários paguem a mesma importância, independentemente do valor da sua fracção, dado que usufruem de igual forma das partes comuns do edifício.

Existem ainda situações em que alguns condóminos estão isentos de custos: por exemplo, os habitantes do rés-do-chão podem não pagar despesas relacionadas com o elevador, desde que se comprove que não usufruem dele.

São igualmente receitas do condomínio os juros bancários resultantes das aplicações efectuadas pelo administrador em instituições de crédito, as receitas provenientes da aplicação de multa aos condóminos que não cumpras as regras estabelecidas no Regulamento do Condomínios, e as quotas extraordinárias, destinadas a fazer face a obras ou situações inesperadas.

São igualmente receitas do condóminos as rendas pagas pelo arrendamento de fracções que sejam partes comuns (ex: a casa da porteira, um arrumo ou até mesmo a sala de reuniões do condomínio) ou as rendas pagas por instituições pela afixação de publicidade no prédio ou pela colocação de antenas de telecomunicações no terraço ou telhado.

Do lado das Despesas do Condomínio é muito importante saber qual o valor da remuneração do administrador (o royalty paga pelo serviço) e distinguir aquele serviço das demais despesas de utilização e outros encargos estão relacionados com o funcionamento diário do edifício. (O pagamento da luz, água e saneamento de todas as partes comuns do prédio, a substituição de vidros e lâmpadas ou a compra de material de limpeza, entre outros). Depois importa destacar os Serviços de Interesse Comum, , o porteiro, o jardineiro, o guarda-nocturno, bombas de água, exaustores de fumo, elevadores, condutas de lixo, mecanismos de abertura de portões, etc. Depois cumpre autonomizar as Despesas com Inovações. Estes gastos servem para juntar ao prédio elementos novos, como intercomunicadores, antenas parabólicas, etc.

O orçamento do condomínio tem uma especialidade em face do vulgar orçamento familiar ou de uma empresa. É o chamado Fundo Comum de Reserva a que dedicámos já vários artigos nesta página. Os proprietários devem contribuir para um Fundo Comum de Reserva e Poupança de Condomínio que tem de ser obrigatoriamente constituído. Este dinheiro custeia as despesas de conservação do prédio e deve ser separado dos montantes que suportam os restantes encargos. Cada condómino deve dispensar uma prestação não inferior a 10% da sua parte dos encargos correntes.

1º Reunir toda a documentação necessária exigindo a sua entrega ao construtor

Título Constitutivo da Propriedade Horizontal (escritura pública);

Plantas de Pormenor do edifício (telas finais), de modo a que possa saber aonde passam os canos de esgoto, de água, electricidade, gás, etc.;

Projecto do imóvel ou loteamento (incluindo alterações);

Licença de Habitação (utilização ou habitabilidade);

Comprovativo dos Serviços Municipalizados, de como as canalizações foram testadas, e efectuados “testes de pressão”;

Comprovativos de como os elevadores foram inspeccionados (deverá existir um autocolante dentro de cada elevador, a mencionar a inspecção);

Projecto da electricidade;

Projecto de abastecimento de águas;

Projecto de esgotos;

Projecto de águas pluviais;

Projecto rede de gás;

Projecto R.I.T.A.;

Projecto instalações telefónicas;

Contratos celebrados com prestadores de serviços.

Nomes e moradas dos representantes de eventuais aparelhos, tais como os extractores de fumos existentes nos telhados, elevadores, vídeo-porta, antena parabólica, lareiras, etc..

2º Convocar a Assembleia de constituição do condomínio

Para este efeito usar uma das Minutas que colocamos à disposição na nossa página. De entre os assuntos a incluir na primeira ordem de trabalhos, sugerimos os seguintes: Eleição da Administração, Convocação de nova (2.ª) reunião da assembleia de condóminos, Aprovação do regulamento do condomínio, Discussão e aprovação das receitas e despesas inerentes à gestão corrente do condomínio para o ano em curso; Aprovação a abertura das contas bancárias, aprovação do montante para constituição do obrigatório fundo comum de reserva; aprovação dos valores do seguro obrigatório contra o risco de incêndio (ou multirriscos habitação ou multirriscos condomínio). Pode optar, contudo, por uma abordagem menos formal enviando0 uma carta para sensibilizar os seus vizinhos para a necessidade de criar o condomínio. Clique aqui para saber como. Para elaborar o Regulamento do Condomínio sugerimos que consulte a nossa Minuta de Regulamento

3º Dar forma legal ao condomínio

Inscrever o condomínio no RNPC (Pedido de número de pessoa colectiva e cartão de identificação):

REGISTO NACIONAL DE PESSOAS COLECTIVAS (RNPC)

Praça Silvestre Pinheiro Ferreira, 1-C (à Estrada de Benfica)

1500-578 LISBOA

Ou nas conservatórias do registo comercial / Lojas do Cidadão.

Também pode utilizar a Internet (através do site da DGRN: http://www.dgrn.mj.pt/).

4º Adquirir o livro de actas ( para escriturar as actas das reuniões da assembleia de condóminos ), onde deverá ficar, desde logo, registada a primeira reunião de condóminos e todas as que se seguirem.  Se necessita de ajuda para a elaboração da Acta consulte o nosso Breve Guia para elaboração de Actas.

5º Organizar as contas do condomínio. O primeiro passo é com o cartão de pessoa colectiva abrir actividade nas finanças, depois deve adquirir / elaborar recibos (para quitação do dinheiro que o administrador do condomínio recebe dos condóminos), elaborar o orçamento das despesas e receitas para o ano em curso, calcular os valores do seguro obrigatório contra o risco de incêndio (ou multirriscos habitação ou multirriscos condomínio)., abrir em instituição bancária da conta condomínio (conta corrente) e da conta poupança condomínio (conta a prazo, para, nomeadamente, depósito do obrigatório Fundo Comum de Reserva). Não esquecer de registar em Acta por quem e com que poderes esta(s) conta será movimentada, e finalmente, domiciliar em instituição bancária o pagamento da electricidade e água respeitantes às partes comuns.